Sammanfattning

Att säga nej är ibland det viktigaste du kan göra som arkitekt. I det här avsnittet pratar vi om konsten att avgränsa – att välja rätt nivå, rätt objekt och rätt fokus. För varje modell vi bygger kostar tid, energi och pengar. Så hur vet man vad som är värt att modellera? Och hur hanterar man när någon blir besviken över ett nej? Prime Arch ger dig verktygen att fokusera på det som skapar verkligt värde.

Transkript

Välkommen tillbaka till Prime Arch-podden. Jag heter Patrik Hallén, och idag ska vi prata om något som faktiskt är en av de viktigaste frågorna när man jobbar med verksamhetsarkitektur – nämligen avgränsning. Eller med andra ord: vad ska vi modellera – och vad ska vi låta bli? För jag lovar dig – det finns alltid någon som vill att du ska dokumentera allt. Men om vi försöker modellera precis allt som finns i en verksamhet, kommer vi aldrig bli klara. Vi kommer drunkna i arbete som inte skapar värde. Och det är precis det vi ska prata om idag.

Men Patrik… du brukar ju säga att arkitekter älskar att modellera. Är det inte bara bra att få med allt?

Ja – det ligger något i det där. Arkitekter älskar verkligen att modellera. Men här måste vi vara ärliga: bara för att vi kan modellera något, betyder inte att vi borde. I Prime Arch handlar det om att hitta en rimlig avgränsning. För varje objekt vi modellerar krävs tid att skapa det, tid att underhålla det och tid att förklara det för andra. Det kostar pengar. Så vi måste fråga oss: Vilken nytta ger det här objektet? Om vi inte kan koppla modellen till en tydlig frågeställning eller ett beslut som behöver tas, då kanske det är bättre att låta bli. För Anna, som är verksamhetsutvecklare i offentlig sektor, är avgränsning ofta en fråga om vad som är relevant för verksamheten. Hon kanske inte behöver modellera varenda liten handläggningsregel – utan fokuserar istället på de processer som är strategiskt viktiga eller som ofta förändras. För Johan, som är konsult, handlar avgränsning om att hålla projekten inom tid och budget. Han måste snabbt avgöra vilka modeller som faktiskt hjälper kunden framåt – och vilka som mest blir snygga bilder utan praktiskt värde. Erik, som arbetar som verksamhetsarkitekt, vill gärna modellera mycket – men han vet att han måste välja. Han prioriterar ofta sådant som påverkar flera delar av verksamheten – t.ex. centrala informationsobjekt, kärnprocesser eller integrationsmönster. Och Lena, som leder ett EA-team, måste kunna motivera för ledningen varför teamet lägger tid på vissa modeller – och inte på andra. Hon behöver kunna visa att det finns en tydlig nytta med det arbete som görs.

Men Patrik… hur vet man var man ska dra gränsen? Finns det några regler?

Suverän fråga – och det är just därför vi i Prime Arch har några grundprinciper för avgränsning. För det första: Börja alltid i frågan. Vad vill du kunna svara på? Om ingen någonsin kommer ställa frågan, behöver du kanske inte modellen. För det andra: Leta efter mönster som påverkar flera delar av verksamheten. Det är där värdet oftast finns. Det kan vara en informationsmodell som återkommer i flera processer. Eller en applikation som används av många enheter. För det tredje: Tänk underhåll. Om du inte har resurser eller ansvariga som kan hålla modellen uppdaterad, är det bättre att låta bli. En föråldrad modell kan göra mer skada än ingen modell alls. För Anna betyder det att hon inte behöver modellera hela ärendeprocessen i detalj – bara de delar som ofta förändras eller som är svåra att förstå. För Johan handlar det om att kunna leverera värde snabbt, utan att fastna i detaljer som kunden inte efterfrågar. Erik lär sig efterhand att säga nej till vissa saker – trots att han gärna skulle vilja modellera dem. Och Lena använder avgränsning som ett argument gentemot ledningen: “Vi fokuserar bara på det som skapar mest värde.” Det är så vi i Prime Arch ser till att arkitekturen inte blir en gigantisk dokumentationsövning – utan ett praktiskt verktyg som faktiskt hjälper verksamheten framåt.

Men Patrik… händer det inte att någon blir besviken när man säger nej till att modellera något?

Jo, absolut. Det händer hela tiden. Och det är helt naturligt. För människor vill ofta känna sig sedda och inkluderade. När man säger nej till att modellera något, kan det uppfattas som att deras område inte är viktigt. Men då gäller det att förklara varför. I Prime Arch brukar vi säga: det är bättre att göra lite – men göra det bra – än att försöka göra allt och misslyckas. För Anna handlar det om att kunna visa att fokus ligger på de områden som skapar störst värde för medborgarna. För Johan handlar det om att kunden ska få ut mest nytta för pengarna. Erik lär sig att visa på riskerna med att modellera för mycket. Och Lena, som leder ett team, vet att hon ibland måste prioritera hårt för att teamets arbete ska bli hållbart över tid. Så ja – folk kan bli besvikna. Men det är mycket bättre än att bygga modeller som ingen har nytta av. I nästa avsnitt ska vi prata om objektorientering i Prime Arch – alltså hur vi bygger upp en gemensam och återanvändbar kunskapsbas med objekt och relationer, istället för att producera nya dokument varje gång någon ställer en fråga. Det är en helt annan syn på hur vi beskriver och strukturerar verksamheten – och ett av de viktigaste skälen till att Prime Arch fungerar i praktiken. Tack för att du har lyssnat idag. Jag hoppas att du nu ser varför avgränsning inte handlar om att säga nej för sakens skull – utan om att säga ja till rätt saker. Välkommen tillbaka till Prime Arch-podden.

Länkar

🎧 Lyssna på Spotify
📱 Öppna i Prime Arch-appen