Information är ett uttryck för vad vi vill komma ihåg. Data är hur vi har realiserat detta genom att lagra det på ett visst sätt.
Information och Data är begrepp som ofta flyger i luften när man arbetar i olika förändringsprojekt. Inte minst i samband med den nya dataskyddsförordningen GDPR så hamnade ordet "data" på mångas läppar.
GDPR (General Data Protection Regulation) handlar om att värna den personliga integriteten och syftar till att reglera hur företag och organisationer hanterar persondata. Låt oss använda detta som exempel för att belysa skilnnaden mellan information och data.
Personer kan antingen vara juridiska eller fysiska. En juridisk person är en verksamhet som givits en identitet i syfte att kunna agera som en självständig entitet. En fysisk person är en människa av kött och blod. Låt oss fokusera på den fysiska personen.
När man ska beskriva en person så finns det otroligt många sidor och aspekter som man kan belysa: fysiska egenskaper, familjerelationer, intressen, hälsotillstånd, levandshistoria med mera med mera. Listan kan göras mycket lång.
När vi vill en viss aspekt av en person då börjar vi tala om personinformation. Det kan vara vad som helst som är av intresse om personen, men vägledande är vad som är relevant att veta för en viss verksamhet. PostNord intresserar sig mer för adresser dit posten ska levereras, medan skattemyndigheten är mer intresserad av inkomst av tjänst och kapital (och även folkbokföringsadressen). Kommunens barnomsorg samlar på information om barnen och deras behov, medan Lantmäteriet för register över vem som äger en viss fastighet.
Det är behovet som styr vilken information som ska beskrivas. För att göra det mer precist beskriver man det i termer av attribut: vad är det mer exakt som vi vill känna till?
För PostNord är personinformation vad det står på dörren eller postlådan samt namn (förnamn, mellannam och efternamn) på alla personer som bor på samma adress. De vill även kunna hålla historik över flera adresser över tid så att de t ex kan eftersända post.
Personinformationen omvandlas till data i samma ögonblick som man börjar prata om hur man ska lagra informationen. Varje brevbärare har en pärm där sidorna är ordnade efter den rutt som posten delas ut efter. Den pärmen är full av data. Eftersändningsregistret som kan vara databaserat är fullt av data. Data är de fält, fälttyper och fältlängder som man har valt när man utformade adresskortet och eftersändningsformuläret. Informationen var kravställningen på vad man ville komma ihåg. Data är det man faktiskt kan använda, och ibland blev det inte riktigt vad man hade hoppats på men det är det man får leva med.
