Bakgrund
Projektet hade utsett en arbetsgrupp med ansvar för att beskriva processen. Man hade valt en specifik processvariant: Fabrikstillverkad villa på jungfrulig mark med en ny detaljplan. Anledningen till att man valt just detta var att man ville kunna nyttja idén om möjligheternas rum, i vilken användaren placerar sin valda husmodell i en geometrisk rymd som illustrerar de planbestämmelser som gäller. Exempel på planbestämmelser är antal våningsplan, byggnadsyta och avstånd till tomtgräns.
Problemställning
Man hade skapat ett antal processmodeller i BPMN-format men stött på flera problem:
- Processen var beskriven på olika detaljnivå. En del var mycket detaljerat och annat var mycket övergripande - i samma modell.
- Man hade svårt att enas om processmodellen. Det kommunala självstyret har lett till att varje kommun har implementerat sin egen variant av processen, och den detaljerade nivån i modellen visade tydligt på skillnaderna mellan olika kommuner. En fråga som dryftades var vilken av varianterna man skulle välja.
- Det första smala typfallet som man hade valt gick visserligen att beskriva i modellen, men hur skulle man harmonisera och koppla den framtida processen med ett processflöde som handläggarna de känner igen och kan relatera till? Den valda processvarianten utgör endast 2% av alla bygglovsansökningar.
Bygglovsprocessen - utkast för FJL
Workshop
Projektgruppen som hade ansvar för processmodelleringen kontaktade aRway. Idén kom i samband med en utbildning som aRway genomförde på Boverket där flera av projektets medlemmar deltog.
Projektgruppen uttryckte följande behov:
- Tydliga spelregler - "Hur modellerar man processer?"
- En erfaren workshopledare
- Huvudfokus var den utvalda processvarianten ("Fabrikstillverkad villa på jungfrulig mark med en ny detaljplan") men om tid och möjlighet gavs så ville man helst ha en mer generell process
- Workshopen skulle genomföras på 8 timmar, d v s en heldag
Förberedelser
En verskamhetsarkitekt/facilitator och en modellerare tog del av det material som producerats hittills.
För att hitta rätt nivå ska fokus läggas på att hitta artefakter enligt följande definition.
Att identifiera processteg är sekundärt - har man väl identifierat artefakterna hittar processtegen genom att formulera "aktivt verb + substantiv" som ger artefakten som output.
Genom att fokusera på artefakterna undviker man även risken att hamna på alltför detaljerad nivå (eller på olika nivåer). De värdefulla artefakterna finns bara på nivå 4. På nivå 5 blir resultatet en händelse, att en aktivitet kan klarmarkeras.
Ovan är kandidater till artefakter markerade med "hjärta".
aRway fick även tillgång till ett utmärkt material från Höganäs kommun som beskriver hela bygglovsprocessen i allmän mening.
Genomförande
Workshopen genomfördes i Falsterbo under en heldag. Projektet hade samlat 8 deltagare och aRway höll workshopen med en verksamhetsarkitekt/facilitator samt en modellerare.
Vi använde mjölkpapp och post-it-lappar för att skapa så stort engagemang som möjligt, samtidigt som resultatet modellerades in i projektets modellbibliotek i Sparx.
aRway visade upp det förväntade resultatet från ax till limpa. 30-40 processsteg med ett 50-tal artefakter som täcker hela flödet enligt följande modell:
Vi utgick från de artefakter som identifierats under förberedelserna genom att gå igenom det material som använts från FJL och Höganäs. På så sätt bygger vi trovärdighet genom spårbarhet till material som är väl känt och vi får en snabbstart så vi slipper börja med en blank tavla.
Första uppgiften var att utifrån vald processvariant ("Fabrikstillverkad villa på jungfrulig mark med en ny detaljplan") sätta upp artefakterna i den logiska ordning i vilken de skapas, och samtidigt sätta namn på processtegen. Här var det viktigt att deltagarna själva sätter namnen, med kravet att man måste följa namnsättningsstandarden "aktivt verb + substantiv" och att det ska finnas en tydlig koppling till efterföljande artefakt.
Bilder från workshopen.
Arbetet gick snabbt, över förväntan, och vi kunde utvidga flödet till att omfatta ett mer generellt bygglov utan krav på fabrikstillverkad villa, jungfrulig mark och ny detaljplan.
Resultatet modellerades in i modellbiblioteket:
I
Lärdomar (från deltagarna)
- Det är dumt att kasta sig in i processmodellering utan att först sätta spelreglerna. Alla deltagare har olika erfarenheter och fackkunskap, och man har även olika uppfattningar om notation och definitioner av t ex process och input/output.
- Ta hjälp av en erfaren "domare" som har tydliga spelregler.
- Använd en beprövad notation och metod.
- Processmodellering med Prime Arch är lätt att komma in i, även om man inte har gjort det förut. aRways inledning med Handla Mat avdramatiserar och konkretiserar vad det handlar om - och det är inga konstigheter!
Länkar
Processflödesbeskrivning 1 (PFB)
Länkar
Bilderna på processmodellerna är hämtade från Boverkets Modellbilbiotek.
Direktlänkar till modellerna:
